Wie schafft es ein Thema auf die Agenda?
Probieren auch Sie das Konzept von Frank Erlenkamp aus, um Ihre Meetings effizienter zu gestalten. Oder haben Sie zu viel Zeit?
Vielleicht haben Sie sich das auch schon mal gefragt, wie das eine oder andere Thema es auf die Agenda geschafft hat? Oder bereits im Meeting, sich selbst gedanklich schreien hören; „über was reden wir hier überhaupt?“ In meinem Berufsleben ist mir das unzählige Male so ergangen und zu meinem eigenen Erschrecken musste ich vor vielen Jahren feststellen, dass ich es selbst war, der die unsinnigsten Tagesordnungspunkte auf die Agenda setzte, oder Themen von Mitarbeitern oder anderen Abteilungs-Kollegen einfach, ungeprüft durchgewunken habe.
Eines Tages war damit Schluss, und zwar ein für alle Mal! Eines Tages vor vielen Jahren war die Zeit gekommen und ich verfasste eine Dienstanweisung. Ja es war tatsächlich so heftig, denn in der Regel bat ich um bestimmte Umsetzungen persönlich od. schriftlich und warb um Unterstützung. Doch dieses Thema der Befüllung einer Agenda verdiente ein dickes Ausrufezeichen. Und so bin ich vorgegangen.
Sobald ein Mitarbeiter oder eine Kollegin ein Thema zur Tagung od. zum Meeting einbringen wollte, übrigens dies galt fortan selbstverständlich auch für mich selbst, hatte diese(r) Kolleg(e)in folgendermaßen vorzugehen.
Die 4-Steps-ECS-Regel
- Im ersten Schritt hat der/diejenige das Thema od. Problem prägnant und allgemeinverständlich, schriftlich darzulegen.
- Als nächstes galt es von dem Inhaber des Themas die Ursache zu dem Thema/Problem aus seiner Sicht zu schildern und dabei zu berücksichtigen, welche anderen crossfunktionalen Ursachen es gibt.
- In der „Kreativen Phase“ gilt es sämtliche Lösungsoptionen zu dem Thema darzustellen. Dabei sind die Lösungsansätze ebenfalls allgemeinverständlich zu erklären.
- Im letzten Schritt schildert der Themen-/Problemgeber seinen N°1-Lösungsvorschlag. Und ausschließlich diesen Lösungsvorschlag. Selbstverständlich enthält die Beschreibung dieses Lösungsvorschlags ausreichende Gründe für den Vorschlag und Klarheit darüber, warum genau diese Empfehlung zur finalen Entscheidung gegeben wird.
Unmittelbar in dem ersten Meeting konnte ich eine unmittelbare Verbesserung unserer Meeting-Kultur feststellen, d.h. die Mitarbeiter und Kollegen haben es ebenso entdeckt und gespürt. Es wurde nicht mehr um den heißen Brei geredet, viele Situationsbeschreibungen erübrigten sich, es ging keine Zeit verloren, um kreative Ansätze zu diskutieren und dann erst zu finden.
Und das wertvollste war, die Agenda-Punkte verringerten sich im bedeutenden Maße, da alle Mitarbeiter und Kollegen durch diesen vorgegebenen Gedanken- und Überlegungsprozess, sich mit der Materie so intensiv befassten, dass die einzig richtige oder mögliche Lösung ins Auge sprang, mit Kollegen oder anderen Schnittstellen besprochen und umgesetzt wurde. Heute gibt es einen Begriff dafür New Work od. Agilität in der Mitarbeiterführung.
Mit einem etwas progressiveren Ansatz von Kasper Rorsted, CEO ADIDAS, möchte ich schließen, der in einem Interview zu seinen 60.000 Mitarbeitern weltweit gesagt haben soll…;
„Wenn Du zu einem Meeting gehst und Du weißt es wird dort
keine Entscheidung getroffen – geh‘ nicht hin!“